«El éxito es un 20% de habilidades y un 80% de estrategia. Puede que sepas cómo tener éxito, pero lo más importante es saber cuál es tu plan para lograrlo», estas palabras del empresario estadounidense Jim Rohn encapsulan el valor que hay detrás de la planificación estratégica.

Independientemente del tamaño de una empresa, tres elementos cruciales siguen siendo esenciales: funciones claras, un objetivo compartido y un plan práctico para lograrlo todos juntos.

La planificación empresarial parte de una fórmula muy básica: Fijar un objetivo común, crear estrategias para alcanzarlo y alinear las tareas diarias con estas estrategias. Sin embargo, su aplicación práctica puede complicarse debido a los solapamientos, que, mal gestionados, pueden dar lugar a un trabajo excesivo y a resultados desajustados.

Es crucial mantener una distinción clara entre los niveles de planificación. Comprender la jerarquía de la empresa y capacitar a los equipos para priorizar tareas alineadas con el objetivo general es vital para el éxito.

Harvard Business Review divide la estrategia y la planificación en tres niveles principales: Corporativo, Empresarial y Funcional. Comprender la estructura de cada uno de ellos es clave en la gestión de proyectos, ya que la jerarquía varía en función de cómo contribuyen los equipos a alcanzar un objetivo.

He aquí algunas formas de diferenciarlos y cómo se aplican en un escenario cotidiano:

Planificación empresarial

Aunque las palabrasestrategia y planificación pueden intercambiarse fácilmente en la jerga empresarial, el peso que ambas tengan dependerá de la función que desempeñe la persona.

Para la alta dirección, la planificación es su esencia. Por lo general, las sedes centrales (ya sean literales o metafóricas) son las encargadas de decidir el objetivo general de la empresa, por lo que sobre ellas recae la responsabilidad de la Planificación Corporativa.

Tras establecer un objetivo, la sede asume la responsabilidad de las cuestiones prácticas, incluida la gestión de las partes interesadas, la obtención de recursos y la determinación de las funciones específicas de cada equipo para alcanzar el objetivo establecido.

Planificación empresarial

Una vez que la alta dirección fija un objetivo, corresponde al siguiente nivel de la empresa (es decir, divisiones, departamentos, equipos, etc.) hacerse cargo de la planificación empresarial.

Durante este paso, cada grupo crea planes que se ajustan al objetivo principal fijado por la alta dirección. Los equipos deben definir claramente sus áreas de actuación, establecer las políticas necesarias y fijar un calendario pragmático para su aplicación.

Lo ideal es que estos planes coincidan con la actividad principal y las funciones de cada equipo. Estos planes no sólo ayudan a alcanzar el objetivo principal de la empresa, sino que también pueden funcionar como objetivos para grupos más pequeños dentro de esos mismos departamentos. Esta alineación garantiza que todos los departamentos estén adscritos a un plan que están plenamente preparados para cumplir.

Planificación funcional

En la fase de Planificación Funcional, los grupos de tercer nivel elaboran un conjunto de tareas factibles para alcanzar la estrategia de los departamentos. Esto se traduce en seleccionar las áreas de trabajo departamentales (marketing, investigación, etc.) y establecer una secuencia de acciones factibles que estén en el ámbito de trabajo de cada miembro del equipo.

En la Planificación Funcional, la clave del éxito es la planificación granular. Hasta este momento, los planes son ideas a largo plazo más que tareas cotidianas, pero cuando se trata de proyectos más pequeños, es crucial contar con herramientas que ayuden a los miembros del equipo a numerar sus tareas y cuantificar sus logros, por grandes o pequeños que sean.

Durante esta fase, se recomienda utilizar herramientas de planificación de proyectos como Monday, Asana y Trello. Estas plataformas simplifican la colaboración, automatizan la recopilación de datos y realizan un seguimiento de los avances y los plazos.

Pero cuando se trata de planificación funcional, los enfoques ascendentes son cruciales para levantar cualquier bandera antes de que se convierta en un obstáculo mayor, y por eso Taskia es la herramienta ideal para ello.

Uno de los mayores activos de Taskia es que interconecta a la perfección las estrategias corporativas con las tareas diarias, proporcionando un claro sentido de propósito a todos los miembros del equipo al ilustrar cómo sus contribuciones individuales se alinean con los objetivos de la organización. Con Taskia, los empleados obtienen información valiosa sobre cómo sus esfuerzos contribuyen a objetivos más amplios, fomentando una fuerza de trabajo impulsada por un propósito.

Solapamientos

A veces, sobre todo en las empresas multinacionales, puede haber solapamiento de funciones. Ocasionalmente, las estrategias requieren un objetivo global para que resuenen en las divisiones, o puede ser necesario desglosar las tareas para incorporar contextos geográficos.

En estos casos, los coordinadores desempeñan un papel crucial. Tienen la responsabilidad de actuar como intermediarios entre los objetivos generales de la organización y las operaciones cotidianas. Manejan información sensible y se encargan de comprender los objetivos de la alta dirección, elaborando planes adaptables que se ajusten a las necesidades y contextos de sus equipos. Transforman estos objetivos en estrategias más detalladas y tareas procesables específicas para sus respectivos equipos. Este proceso puede implicar la traducción de una estrategia divisional en objetivos departamentales y más allá.

Pueden producirse solapamientos, pero la clave para evitarlos radica en supervisar de cerca los avances. Gracias al enfoque colaborativo de Taskia, los miembros designados del equipo pueden realizar fácilmente comprobaciones periódicas y obtener una visión completa del progreso del proyecto para garantizar que todas las áreas trabajan con rapidez y en armonía entre sí.

Informes y reajustes

En medio de la complejidad de las grandes empresas, la información ascendente y los controles coherentes es lo que garantizará la alineación entre equipos diversos. Al conocer los progresos realizados por cada unidad, los directivos pueden sugerir ajustes en tiempo real para mantener a todos en la senda de los objetivos comunes.

Los reajustes son saludables siempre que vayan acompañados de una dirección clara. La comunicación y la retroalimentación constantes son vitales para navegar por el cambiante panorama de objetivos, estrategias y tareas. Al final, la clave está en garantizar la sincronización de los esfuerzos de todos los equipos.

En el cambiante mundo empresarial de hoy en día, la planificación definida por funciones y orientada a objetivos es una necesidad más que un valor añadido. El uso de estas herramientas, como los programas informáticos de planificación de proyectos o las empresas de consultoría, dará más poder a los equipos, agilizando los procesos y logrando el éxito a largo plazo.

Esperamos que pueda encontrar el valor que hay detrás de la planificación estratégica y aprovechar al máximo estos recursos esenciales para conducir a su organización hacia el éxito.

Imagen de Freepik